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Gerhard Egger (M.), Elisabeth Schapfl, Susanne Plankensteiner, Andrea Raggl, Claudia Spielmann, Markus Hauser und Maria Ciaghi kümmern sich um die Abläufe politischer Sitzungen.
Gerhard Egger (M.), Elisabeth Schapfl, Susanne Plankensteiner, Andrea Raggl, Claudia Spielmann, Markus Hauser und Maria Ciaghi kümmern sich um die Abläufe politischer Sitzungen.

Kein Gemeinderat ohne sie

Sieben MitarbeiterInnen kümmern sich im Rathaus um einen problemlosen Ablauf von politischen Sitzungen. Im Referat „Geschäftsstelle für Gemeinderat und Stadtsenat“ laufen alle Fäden der politischen Arbeit zusammen.

Sitzungen gibt es im Rathaus einige – nicht nur der Gemeinderat tagt mindestens einmal im Monat (ausgenommen August und September), auch der Stadtsenat trifft sich regelmäßig und zudem arbeiten die Ausschüsse im Rathaus und die Unter- bzw. Stadtteilausschüsse in Igls und Vill diverse Tagesordnungen ab. Damit diese Sitzungen immer gut vorbereitet und auch bestens durchgeführt werden, sind sieben MitarbeiterInnen des Referats „Geschäftsstelle für Gemeinderat und Stadtsenat“ im Einsatz.

Protokoll inzwischen ohne Steno

„Wenn es um Sitzungen geht, läuft bei uns alles Organisatorische zusammen, das das politische Geschehen braucht. Wir sind auch eine Schnittstelle für Politik und die städtischen Ämter“, erklärt Referatsleiter Gerhard Egger. Zur Vorbereitung zählen die Erstellung der jeweiligen Tagesordnungen in Absprache mit den jeweiligen Vorsitzenden, das Zusammentragen der Akten, die behandelt werden, sowie die fristgerechte Einladung aller Beteiligten. „Alle Sitzungen werden dann von uns aufgezeichnet. Im Anschluss erfassen wir die Beschlüsse, teilen die Akten zu und schreiben das Protokoll“, beschreibt Egger das Aufgabenfeld seines Teams weiter. Und diese Abschrift variiert je nach Sitzung – bei der wohl bekanntesten, jener vom Gemeinderat, benötigt es ein Wortprotokoll. Das gesprochene Wort muss daher in eine gut lesbare Form gegossen werden. Es ist für alle BürgerInnen online oder im Rathaus in Papierform zugänglich. Auch wenn die Haupttätigkeit des Teams das Schreiben ist, während der Sitzungen wird dank der Aufnahmen nicht mehr alles händisch mitgeschrieben. „Wir hören uns die Sitzungen danach nochmal an, wenn notwendig auch zwei- bis dreimal“, erzählt der Referatsleiter und erläutert: „Die stenografische Aufzeichnung hat sich seit der Digitalisierung aufgehört.“

Rechnen, nicht nur schreiben

Die Fäden der politischen Arbeit laufen in der Geschäftsstelle zusammen. Es gibt dabei Zeiträume, die intensiver sind, wenn Sitzungen länger dauern. „Wenn der Gemeinderat tagt, wechselt die/der Protokollführende alle 1,5 bis maximal drei Stunden. Es können gut bis zu vier Personen dafür im Einsatz sein“, berichtet Egger, der selbst bei jeder Sitzung anwesend ist. Neben der Abschrift sind die Mitarbeiter-Innen auch für die Zeitnehmung bei der „Aktuellen Stunde“ und der Budgetsitzung verantwortlich. Welche Fraktion wie lange sprechen darf, wird von ihnen berechnet und kontrolliert. „Früher sind wir mit Uhren im Plenarsaal gesessen und mussten alles tabellarisch zusammenrechnen. Durch die Digitalisierung wurde es leichter. Unser Zeitnehmsystem haben wir selbst kreiert“, erklärt Egger. SAKU

Referat „Geschäftsstelle für Gemeinderat und Stadtsenat“

Maria-Theresien-Straße 18, 2. Stock
Tel.: +43 512 53602302
Email: post.gemeinderatskanzlei@innsbruck.gv.at

Zahlen und Fakten

  • 7 MitarbeiterInnen (vier davon in Teilzeit)
  • 110 Sitzungen pro Jahr, davon 40 des Stadtsenats
  • 2.000 Seiten Protokoll im Durchschnitt
  • mehr als 1,1 Mio. gesprochene Worte werden niedergeschrieben
  • 40–50 Schriftbände mit Protokollen von Stadtsenat- und Gemeinderatssitzungen pro Jahr
Referatsleiter Gerhard Egger
Referatsleiter Gerhard Egger